Come fare l’inventario in un ristorante

Come fare l’inventario in un ristorante

La gestione dell’inventario è parte integrante della gestione di un ristorante di successo. Impara consigli utili, termini e tattiche per rendere la gestione dell’inventario meno complessa.

L’inventario è la spina dorsale del tuo ristorante.
Inoltre, il vostro piano d’inventario alimentare mantiene tutto al suo posto, organizzato e collegato — e una piccola svista può portare a un cambiamento drastico per la vostra attività.
In alcuni ristoranti, fino al 10% del cibo viene sprecato prima di arrivare al piatto — il che significa che il 10% delle tue entrate potrebbe non essere realizzato con il tuo attuale sistema di inventario.

Come puoi evitare che questo accada nel tuo ristorante?

Iniziamo con la gestione dell’inventario del ristorante: cos’è, perché è importante e alcuni suggerimenti rapidi per aiutarvi a monitorare facilmente l’inventario nel vostro ristorante.

Cos’è la gestione dell’inventario alimentare?

Il monitoraggio dell’inventario alimentare nel ristorante è sia uno strumento di prevenzione delle perdite che una misura della redditività del tuo ristorante.

Perché è importante tracciare l’inventario del tuo ristorante? Perché se non sai cosa stai perdendo, non sai cosa potresti guadagnare.

Tracciare l’inventario significa sapere esattamente:
- quali forniture entrano nel tuo ristorante,
- cosa esce dalla tua cucina e
- cosa rimane nel retro del locale.

Senza conoscere questi numeri esatti, non sarai in grado di capire dove vanno le tue scorte (e i tuoi soldi).

Una cosa è notare che il tuo recente carico di formaggio si è esaurito abbastanza rapidamente, per esempio. Ma un’altra cosa è sapere esattamente perché.

È stato tutto venduto a clienti soddisfatti? Se sì, bene! Dovresti essere in grado di attribuire facilmente ogni grammo a un punto di prezzo.

Ma prima di offrire da bere a tutti, hai preso in considerazione queste possibili aree di perdita?
- Fuoriuscita
- Errori dei dipendenti
- Rimedio alle lamentele dei clienti
- Pasti del personale
- Furto

Gli incidenti capitano, i clienti si lamentano, e non tutti i grammi di cibo arrivano al piatto. Queste perdite non sono catastrofiche: sono inevitabili nel mondo della ristorazione. Ma sono aree di perdita, che incidono sia sul controllo dell’inventario che sul profitto della tua attività.

Ed è importante tracciare queste aree perché non sapere quali forniture sono state sprecate — per qualsiasi motivo — significa non sapere esattamente quanto inventario è rimasto inutilizzato. E questo significa che non potete calcolare in modo affidabile i vostri veri guadagni per un turno, giorno, settimana, mese o anno.

Come si gestisce l’inventario nella cucina di un ristorante? 10 consigli e migliori pratiche

Cosa si può fare facilmente per gestire l’inventario? 
Ecco 10 consigli e buone pratiche per iniziare a gestire l’inventario nel modo giusto.

1. Identifica le voci chiave

• Inventario 
  La quantità di prodotto (o il valore in euro del prodotto) in magazzino. A seconda della vostra attività, dovreste riferirvi all’inventario sia come valore in euro che come quantità fisica.
• Esaurimento scorte
  La quantità di prodotto (o il valore in euro del prodotto) usato in un determinato periodo di tempo. Si può basare l’esaurimento sulle vendite giornaliere, settimanali o mensili; si calcola facilmente usando i dati di vendita del vostro POS.
• Consumo/uso/utilizzo
  La quantità (o il valore in euro) dell’inventario diviso per l’esaurimento medio in un periodo stabilito.

Ecco la formula:
Inventario ÷ Esaurimento medio (durante un dato periodo di tempo) = Consumo/uso. Per esempio, se avete quattro Kg di maionese e pensate di usarne un Kg a settimana, avete quattro settimane di utilizzo.

• Varianza
  La differenza tra il vostro costo del prodotto e il costo di utilizzo.

Diciamo che il vostro inventario è sotto di 100 euro di pollo alla fine della giornata, ma il vostro POS dice che avete venduto solo 95 dollari della vostra specialità a base di pollo. Questo rende la vostra varianza uguale a €5 — in altre parole, €5 di pollo non sono contabilizzati.
La varianza può anche essere una percentuale per aiutarvi a confrontare più facilmente. In questo scenario, la varianza di €5/€100 (l’importo del costo di utilizzo) = -5% di varianza.

2. Scegli il tuo sistema

Gestione automatizzata dell’inventario
Il modo più accurato per tracciare l’inventario è quello di gestirlo attraverso il sistema POS del tuo ristorante. Il software di gestione dell’inventario tiene traccia dell’utilizzo effettivo del ristorante, eliminando le congetture sul loro utilizzo per un quadro più accurato di come l’inventario si muove nel ristorante.
Pro: è il modo più accurato di tracciare l’inventario in un ristorante.
Contro: non è disponibile su tutte le piattaforme POS. Nel caso, pochissimi sistemi POS hanno la gestione integrata dell’inventario, quindi assicuratevi che la piattaforma del vostro punto vendita del ristorante abbia questa capacità.

Documenti di inventario (excel per esempio)
Strumenti utilizzati per gestire l’inventario per tipo di cibo e/o fornitore di cibo. Permette ai proprietari e ai manager di impostare i livelli di quanto di un certo articolo vogliono in magazzino.
Quando arriva il momento del loro prossimo ordine di inventario, i manager usano questi documenti per guidare cosa e quanto dovrebbero ordinare in base al loro inventario attuale, quanto velocemente l’inventario precedente si è spostato attraverso il ristorante, e qualsiasi evento imminente che pensano possa richiedere un inventario aggiuntivo.
Pro: È intuitivo e richiede solo semplice matematica e previsioni per arrivare ai vostri ordini d’inventario.
Contro: Costo e varianza non sono presi in considerazione — solo l’utilizzo lo è. A causa di questo, le sovra-porzioni e i furti possono facilmente passare inosservati se non vengono confrontati con la varianza reale.

3. Organizza il tuo spazio

L’organizzazione è la chiave per iniziare a tracciare e gestire l’inventario. Le etichette sono cruciali qui — tutto il cibo nei contenitori dovrebbe essere datato ed etichettato, non importa cosa. E l’organizzazione del magazzino in modo che i diversi tipi di cibo abbiano le loro aree designate, vi permetterà di avere successo. 
Questo ti assicura di utilizzare il tuo spazio in modo efficiente, immagazzinare gli ingredienti correttamente, e renderti in grado di identificare ciò di cui hai bisogno quando ne hai bisogno. 
Inoltre, quando si inizia ogni giorno, è possibile sbarazzarsi facilmente di qualsiasi cibo scaduto o articoli che non sono più utilizzabili per il vostro menu.

4. Addestra il tuo staff (sì, TUTTI)

La gestione dell’inventario non può ricadere interamente su una sola persona. I manager e dovrebbero consegnare rapporti dettagliati sull’inventario ogni volta che fanno chiusura e avvisare la squadra di qualsiasi problema o interruzione importante.
Questa responsabilità ricade anche sui vostri cuochi di linea e sul personale che dovrebbe prendere nota di fuoriuscite, errori e cibo marcio durante i loro turni. Addestrare il personale a diventare esperti di inventario o matematici dedicati potrebbe essere un’impresa ardua. Ma è più facile se si incorpora un sistema d’inventario facile da usare per i dipendenti.

5. Adattare gli articoli stagionali

Tieni a mente ciò che è stagionale nel tuo ristorante e pianifica di conseguenza. 
Per esempio, se la tua cioccolata calda non tende a spostarsi dopo le feste, il monitoraggio dell’inventario ti dirà per quanto tempo lasciarla sul menu. Dovresti essere in grado di vedere facilmente quando sta perdendo piede per i tuoi clienti giorno per giorno, ed eviterai di toglierla dal menu troppo presto o troppo tardi.

6. FIFO tutti gli articoli

FIFO = first in, first out.

In altre parole, gli articoli che ricevi per primi dovrebbero essere usati per primi.
Questo potrebbe sembrare intuitivo. Ma quando la tua cucina riceve le consegne, può essere facile mettere il carico più recente proprio in cima alla pila, specialmente se la persona che scarica il carico non è stata adeguatamente addestrata.
Quello che devi fare davvero è spostare tutto il tuo stock nella parte anteriore, e lasciare spazio sul retro per la nuova consegna. Le nuove consegne sono anche un’ottima occasione per controllare le date di scadenza e sbarazzarsi di qualsiasi articolo andato a male.

7. Traccia i tuoi rapporti di vendita giornalieri

Le vendite dettano direttamente l’inventario, ovviamente. Quindi è importante tenere una gestione giornaliera delle vendite specificamente per l’inventario. 
Anche se puoi permetterti solo una revisione giornaliera di cinque minuti dei tuoi dati, la pratica migliore è quella di monitorare le vendite del ristorante ogni giorno. 
Quando controlli le vendite quotidianamente invece che settimanalmente, bisettimanalmente o mensilmente, sarai in grado di monitorare e rispondere ai cambiamenti minuto per minuto nel tuo ristorante, permettendoti di fare aggiustamenti tempestivi alla pianificazione dell’inventario del tuo ristorante e alle tue consegne di fornitura.

8. Investire nella giusta tecnologia

Il monitoraggio delle vendite e l’analisi dei dati possono essere un compito enorme se non hai la giusta tecnologia.
Invece di calcolare tutto a mano da un foglio di calcolo dell’inventario o — peggio — indovinare, assicurati di poter accedere ai dati direttamente dal tuo sistema di pos o gestionale di cassa. In questo modo, è possibile rilevare le variazioni e cercare di capire la fonte della perdita.

9. Tenere una fornitura extra (appena sufficiente) in magazzino

Pensa a questo: stai gestendo un negozio di panini e un’enorme tempesta di neve blocca le strade della tua città. A causa di questo, il tuo fornitore di pane non è in grado di consegnare i tuoi panini per quel giorno, e il tuo fornitore di formaggio non è in grado di consegnare le fette di asiago necessarie per i tuoi panini più popolari. 
Quel giorno, devi dire a tutti i tuoi clienti che cercano un panino che hai finito questi ingredienti chiave e non puoi fare nessuno degli articoli più popolari. 
Questo potrebbe non accadere se tu avessi un inventario “nel caso succeda qualcosa”: una scorta extra di alimenti che tende ad andare veloce. Naturalmente, assicurati di cambiare questo inventario “just-in-case” regolarmente in modo che non scada.

10. Essere coerenti

Nella gestione dell’inventario, come nel settore della ristorazione in generale, la coerenza è la chiave. Non lasciare che tu rimanga indietro nella gestione dell’inventario. La gestione proattiva ti permette di stare in cima al tuo inventario — e non aspettare l’ultimo minuto per rifornire un prodotto. 
Sviluppare un programma e un’abitudine regolari renderà il processo di inventario più facile a lungo termine. E nel tempo, renderà il vostro stabilimento — e voi — molto più redditizio.

FAQs

Quanto spesso i ristoranti fanno l’inventario?
Questo dipende da quanto spesso hai consegne nel tuo ristorante. La maggior parte dei ristoranti fa l’inventario 1–2 volte a settimana, ma ha senso fare il conto del tuo inventario ogni volta che rifornisci, per assicurarti che tutto sia fresco ed entro le date di scadenza.

Quante scorte di cibo dovrebbe avere un ristorante?
È necessario avere abbastanza scorte per coprire le vendite, più un piccolo extra in caso di emergenza. Per la maggior parte dei ristoranti, questo significa di solito circa 5–7 giorni di inventario, se si ricevono 1–2 consegne a settimana.

Qual è un buon rapporto tra inventario e vendite?
Un buon rapporto inventario/vendite è tra 4 e 8, il che significa vendere tutto il tuo inventario alimentare tra 4 e 8 volte al mese.

Qual è il rapporto medio di rotazione dell’inventario per il cibo del ristorante?
L’indice di rotazione dell’inventario indica il numero di volte che il negozio ha venduto il suo inventario in un determinato periodo di tempo. Un basso indice di rotazione dell’inventario indica o basse vendite o troppo inventario in magazzino, mentre un alto indice di rotazione dell’inventario indica o forti vendite o un cattivo piano di acquisto dell’inventario. La media dell’industria della ristorazione è di circa 5.