Come fare l’inventario in un ristorante
Come fare l’inventario in un ristorante
La gestione dell’inventario è parte integrante della gestione di un ristorante di successo. Impara consigli utili, termini e tattiche per rendere la gestione dell’inventario meno complessa.
L’inventario è la spina dorsale del tuo
ristorante.
Inoltre, il vostro piano d’inventario alimentare mantiene tutto al suo posto,
organizzato e
collegato — e una piccola svista può portare a un cambiamento drastico per la vostra
attività.
In
alcuni ristoranti, fino al 10% del cibo
viene
sprecato
prima di arrivare al piatto — il che significa che il 10% delle tue entrate
potrebbe
non
essere
realizzato con il tuo attuale sistema di inventario.
Come puoi evitare che questo accada nel tuo ristorante?
Iniziamo con la gestione dell’inventario del ristorante: cos’è, perché è importante e alcuni suggerimenti rapidi per aiutarvi a monitorare facilmente l’inventario nel vostro ristorante.
Cos’è la gestione dell’inventario alimentare?
Il monitoraggio dell’inventario alimentare nel ristorante è sia uno strumento di prevenzione delle perdite che una misura della redditività del tuo ristorante.
Perché è importante tracciare l’inventario del tuo ristorante? Perché se non sai cosa stai perdendo, non sai cosa potresti guadagnare.
Tracciare l’inventario significa sapere
esattamente:
- quali forniture entrano nel tuo ristorante,
- cosa esce dalla tua
cucina
e
-
cosa
rimane nel retro del locale.
Senza conoscere questi numeri esatti, non sarai in grado di capire dove vanno le tue scorte (e i tuoi soldi).
Una cosa è notare che il tuo recente carico di formaggio si è esaurito abbastanza rapidamente, per esempio. Ma un’altra cosa è sapere esattamente perché.
È stato tutto venduto a clienti soddisfatti? Se sì, bene! Dovresti essere in grado di attribuire facilmente ogni grammo a un punto di prezzo.
Ma prima di offrire da bere a
tutti, hai
preso
in considerazione queste possibili aree di perdita?
- Fuoriuscita
- Errori dei
dipendenti
-
Rimedio alle lamentele dei clienti
- Pasti del personale
- Furto
Gli incidenti capitano, i clienti si lamentano, e non tutti i grammi di cibo arrivano al piatto. Queste perdite non sono catastrofiche: sono inevitabili nel mondo della ristorazione. Ma sono aree di perdita, che incidono sia sul controllo dell’inventario che sul profitto della tua attività.
Ed è importante tracciare queste aree perché non sapere quali forniture sono state sprecate — per qualsiasi motivo — significa non sapere esattamente quanto inventario è rimasto inutilizzato. E questo significa che non potete calcolare in modo affidabile i vostri veri guadagni per un turno, giorno, settimana, mese o anno.
Come si gestisce l’inventario nella cucina di un ristorante? 10 consigli e migliori pratiche
Cosa si può fare facilmente per
gestire
l’inventario?
Ecco 10 consigli e buone pratiche per iniziare a gestire l’inventario nel
modo
giusto.
1. Identifica le voci chiave
- Inventario
La quantità di prodotto (o il valore in euro del prodotto) in magazzino. A seconda della vostra attività, dovreste riferirvi all’inventario sia come valore in euro che come quantità fisica. - Esaurimento scorte
La quantità di prodotto (o il valore in euro del prodotto) usato in un determinato periodo di tempo. Si può basare l’esaurimento sulle vendite giornaliere, settimanali o mensili; si calcola facilmente usando i dati di vendita del vostro POS. - Consumo/uso/utilizzo
La quantità (o il valore in euro) dell’inventario diviso per l’esaurimento medio in un periodo stabilito.
Ecco la formula:
Inventario ÷ Esaurimento medio (durante un dato
periodo
di
tempo) = Consumo/uso. Per esempio, se avete quattro Kg di maionese e pensate di
usarne
un
Kg
a
settimana, avete quattro settimane di utilizzo.
- Varianza
La differenza tra il vostro costo del prodotto e il costo di utilizzo.
Diciamo che il vostro inventario
è
sotto
di
100
euro di pollo alla fine della giornata, ma il vostro POS dice che avete venduto solo 95
dollari
della
vostra specialità a base di pollo. Questo rende la vostra varianza uguale a €5 — in altre
parole,
€5
di
pollo non sono contabilizzati.
La varianza può anche essere una percentuale per aiutarvi
a
confrontare
più facilmente. In questo scenario, la varianza di €5/€100 (l’importo del costo di utilizzo)
= -5%
di
varianza.
2. Scegli il tuo sistema
Gestione automatizzata dell’inventario
Il
modo
più
accurato per tracciare l’inventario è quello di gestirlo attraverso il sistema POS del tuo
ristorante.
Il
software di gestione dell’inventario tiene traccia dell’utilizzo effettivo del ristorante,
eliminando le
congetture sul loro utilizzo per un quadro più accurato di come l’inventario si muove nel
ristorante.
Pro: è il modo più
accurato
di
tracciare l’inventario in un ristorante.
Contro: non è disponibile su tutte le
piattaforme POS.
Nel
caso, pochissimi sistemi POS hanno la gestione integrata dell’inventario, quindi
assicuratevi che
la
piattaforma del vostro punto vendita del ristorante abbia questa capacità.
Documenti di inventario (excel per
esempio)
Strumenti utilizzati per gestire l’inventario per tipo di cibo e/o
fornitore
di
cibo. Permette ai proprietari e ai manager di impostare i livelli di quanto di un certo
articolo
vogliono
in magazzino.
Quando arriva il momento del loro prossimo ordine di inventario, i manager
usano
questi
documenti per guidare cosa e quanto dovrebbero ordinare in base al loro inventario attuale,
quanto
velocemente l’inventario precedente si è spostato attraverso il ristorante, e qualsiasi
evento
imminente
che pensano possa richiedere un inventario aggiuntivo.
Pro: È intuitivo e richiede solo semplice
matematica
e
previsioni per arrivare ai vostri ordini d’inventario.
Contro: Costo e varianza non sono presi
in
considerazione — solo l’utilizzo lo è. A causa di questo, le sovra-porzioni e i furti
possono
facilmente
passare inosservati se non vengono confrontati con la varianza reale.
3. Organizza il tuo spazio
L’organizzazione è la chiave per
iniziare
a
tracciare e gestire l’inventario. Le etichette sono cruciali qui — tutto il cibo nei
contenitori
dovrebbe
essere datato ed etichettato, non importa cosa. E l’organizzazione del magazzino in modo che
i
diversi
tipi di cibo abbiano le loro aree designate, vi permetterà di avere successo.
Questo ti
assicura
di
utilizzare il tuo spazio in modo efficiente, immagazzinare gli ingredienti correttamente, e
renderti
in
grado di identificare ciò di cui hai bisogno quando ne hai bisogno.
Inoltre, quando si
inizia
ogni
giorno, è possibile sbarazzarsi facilmente di qualsiasi cibo scaduto o articoli che non sono
più
utilizzabili per il vostro menu.
4. Addestra il tuo staff (sì, TUTTI)
La gestione dell’inventario non
può
ricadere
interamente su una sola persona. I manager e dovrebbero consegnare rapporti dettagliati
sull’inventario
ogni volta che fanno chiusura e avvisare la squadra di qualsiasi problema o interruzione
importante.
Questa responsabilità ricade anche sui vostri cuochi di linea e sul personale
che
dovrebbe
prendere nota di fuoriuscite, errori e cibo marcio durante i loro turni. Addestrare il
personale a
diventare esperti di inventario o matematici dedicati potrebbe essere un’impresa ardua. Ma è
più
facile
se
si incorpora un sistema d’inventario facile da usare per i dipendenti.
5. Adattare gli articoli stagionali
Tieni a mente ciò che è
stagionale nel
tuo
ristorante e pianifica di conseguenza.
Per esempio, se la tua cioccolata calda non tende
a
spostarsi
dopo le feste, il monitoraggio dell’inventario ti dirà per quanto tempo lasciarla sul menu.
Dovresti
essere in grado di vedere facilmente quando sta perdendo piede per i tuoi clienti giorno per
giorno,
ed
eviterai di toglierla dal menu troppo presto o troppo tardi.
6. FIFO tutti gli articoli
FIFO = first in, first out.
In altre parole, gli articoli che
ricevi
per
primi dovrebbero essere usati per primi.
Questo potrebbe sembrare intuitivo. Ma quando la
tua
cucina
riceve le consegne, può essere facile mettere il carico più recente proprio in cima alla
pila,
specialmente se la persona che scarica il carico non è stata adeguatamente
addestrata.
Quello
che
devi
fare davvero è spostare tutto il tuo stock nella parte anteriore, e lasciare spazio sul
retro per
la
nuova
consegna. Le nuove consegne sono anche un’ottima occasione per controllare le date di
scadenza e
sbarazzarsi di qualsiasi articolo andato a male.
7. Traccia i tuoi rapporti di vendita giornalieri
Le vendite dettano direttamente
l’inventario,
ovviamente. Quindi è importante tenere una gestione giornaliera delle vendite specificamente
per
l’inventario.
Anche se puoi permetterti solo una revisione giornaliera di cinque minuti
dei
tuoi
dati,
la pratica migliore è quella di monitorare le vendite del ristorante ogni giorno.
Quando
controlli
le
vendite quotidianamente invece che settimanalmente, bisettimanalmente o mensilmente, sarai
in
grado
di
monitorare e rispondere ai cambiamenti minuto per minuto nel tuo ristorante, permettendoti
di fare
aggiustamenti tempestivi alla pianificazione dell’inventario del tuo ristorante e alle tue
consegne
di
fornitura.
8. Investire nella giusta tecnologia
Il monitoraggio delle vendite e
l’analisi
dei
dati possono essere un compito enorme se non hai la giusta tecnologia.
Invece di
calcolare
tutto
a
mano
da un foglio di calcolo dell’inventario o — peggio — indovinare, assicurati di poter
accedere ai
dati
direttamente dal tuo sistema di pos o gestionale di cassa. In questo modo, è possibile
rilevare le
variazioni e cercare di capire la fonte della perdita.
9. Tenere una fornitura extra (appena sufficiente) in magazzino
Pensa a questo: stai gestendo un
negozio
di
panini e un’enorme tempesta di neve blocca le strade della tua città. A causa di questo, il
tuo
fornitore
di pane non è in grado di consegnare i tuoi panini per quel giorno, e il tuo fornitore di
formaggio
non
è
in grado di consegnare le fette di asiago necessarie per i tuoi panini più
popolari.
Quel
giorno,
devi
dire a tutti i tuoi clienti che cercano un panino che hai finito questi ingredienti chiave e
non
puoi
fare
nessuno degli articoli più popolari.
Questo potrebbe non accadere se tu avessi un
inventario
“nel
caso
succeda qualcosa”: una scorta extra di alimenti che tende ad andare veloce. Naturalmente,
assicurati
di
cambiare questo inventario “just-in-case” regolarmente in modo che non scada.
10. Essere coerenti
Nella gestione dell’inventario,
come
nel
settore della ristorazione in generale, la coerenza è la chiave. Non lasciare che tu rimanga
indietro
nella gestione dell’inventario. La gestione proattiva ti permette di stare in cima al tuo
inventario — e
non aspettare l’ultimo minuto per rifornire un prodotto.
Sviluppare un programma e
un’abitudine
regolari renderà il processo di inventario più facile a lungo termine. E nel tempo, renderà
il
vostro
stabilimento — e voi — molto più redditizio.
FAQs
Quanto spesso i ristoranti fanno
l’inventario?
Questo dipende da quanto spesso hai consegne nel tuo ristorante.
La
maggior
parte dei ristoranti fa l’inventario 1–2 volte a settimana, ma ha senso fare il conto del
tuo
inventario
ogni volta che rifornisci, per assicurarti che tutto sia fresco ed entro le date di
scadenza.
Quante scorte di cibo dovrebbe avere un
ristorante?
È necessario avere abbastanza scorte per coprire le vendite, più
un
piccolo
extra in caso di emergenza. Per la maggior parte dei ristoranti, questo significa di solito
circa
5–7
giorni di inventario, se si ricevono 1–2 consegne a settimana.
Qual è un buon rapporto tra inventario e
vendite?
Un
buon rapporto inventario/vendite è tra 4 e 8, il che significa vendere tutto il tuo
inventario
alimentare
tra 4 e 8 volte al mese.
Qual è il rapporto medio di rotazione
dell’inventario
per
il
cibo del ristorante?
L’indice di rotazione dell’inventario indica il numero di
volte
che
il
negozio ha venduto il suo inventario in un determinato periodo di tempo. Un basso indice di
rotazione
dell’inventario indica o basse vendite o troppo inventario in magazzino, mentre un alto
indice di
rotazione dell’inventario indica o forti vendite o un cattivo piano di acquisto
dell’inventario.
La
media
dell’industria della ristorazione è di circa 5.